Skip to main content

Contact Group Management

👥 Apa itu Contact Group Management?​

Contact Group Management adalah fitur yang memungkinkan Anda mengelompokkan kontak ke dalam grup-grup tertentu untuk memudahkan pengelolaan dan pengiriman pesan yang lebih terorganisir. Dengan sistem grouping, Anda dapat:

  • Mengorganisir kontak berdasarkan kategori tertentu
  • Mengirim pesan massal ke grup tertentu
  • Menerapkan setting berbeda per grup
  • Monitoring performa per kelompok kontak

Group management sangat berguna untuk skenario seperti:

  • Segmentasi pelanggan (VIP, Regular, New)
  • Pengelompokan tim (Marketing, Sales, Support)
  • Kategori geografis (Jakarta, Surabaya, Bali)
  • Tingkat prioritas (High, Medium, Low)

🚀 Fitur Utama Contact Group​

📂 Flexible Grouping System​

  • Multi-level grouping - Grup dapat memiliki sub-grup
  • Dynamic membership - Kontak dapat berada di multiple grup
  • Individual operations - Kelola kontak satu per satu
  • Manual management - Kelola kontak satu per satu

🎯 Targeted Communication​

  • Group-specific messaging - Pesan yang disesuaikan per grup
  • Scheduling per group - Jadwal pengiriman berbeda
  • Content customization - Konten yang relevan untuk setiap segment
  • Performance tracking - Analytics per grup

🔄 Automated Management​

  • Auto-assignment rules - Kontak otomatis masuk ke grup berdasarkan kriteria
  • Dynamic updating - Grup update otomatis ketika data berubah
  • Manual processing - Operasi individual untuk akurasi
  • Sync capabilities - Sinkronisasi dengan sistem eksternal

📝 Cara Membuat Contact Group​

🛠️ Langkah-langkah Pembuatan Group​

1. Buka Menu Assistant​

  • Masuk ke dashboard Mister AI
  • Pilih menu "Assistant" dari sidebar
  • Pilih Assistant yang ingin dikonfigurasi

2. Pilih Menu Contact Group​

  • Di halaman Assistant, klik tab "Contact Group"
  • Anda akan melihat daftar grup yang sudah ada (jika ada)

3. Buat Group Baru​

  • Klik tombol "Buat Group" atau "Add Group"
  • Isi form dengan informasi yang diperlukan:
FieldDeskripsiContoh
Nama GroupNama unik untuk grupCustomer VIP
DeskripsiPenjelasan tentang grupPelanggan dengan transaksi > 10jt
KategoriJenis grup (opsional)Customer, Internal, Partner
Warna LabelWarna untuk identifikasi visualMerah, Biru, Hijau
Parent GroupGrup induk (untuk hierarchy)Customer Groups

4. Konfigurasi Group Settings​

  • Auto-assignment rules (opsional):
    • Kondisi untuk kontak otomatis masuk grup
    • Contoh: "Total transaksi > 10000000"
    • Notification settings:
    • Frekuensi maksimal pengiriman
    • Jam operasional grup
    • Channel preferensi

5. Tambahkan Kontak ke Group​

  • Manual assignment:
    • Pilih kontak dari daftar
    • Drag & drop ke grup
  • Manual addition:
    • Tambahkan kontak satu per satu
    • Pilih dari daftar kontak yang tersedia
  • Auto-assignment:
    • Kontak akan otomatis masuk berdasarkan rules

6. Simpan Group​

  • Klik "Simpan" atau "Save"
  • Group akan aktif dan siap digunakan

🎯 Jenis-jenis Group Structure​

1. Flat Structure (Single Level)​

📁 Customer Groups
├── 👥 VIP Customers
├── 👥 Regular Customers
└── 👥 New Customers

2. Hierarchical Structure (Multi Level)​

📁 Company Structure
├── 📁 Department A
│   ├── 👥 Team 1
│   └── 👥 Team 2
├── 📁 Department B
│   ├── 👥 Team 3
│   └── 👥 Team 4
└── 📁 Management
    └── 👥 Executives

3. Matrix Structure (Cross-functional)​

📁 Geographic
├── 👥 Jakarta
├── 👥 Surabaya
└── 👥 Bali

📁 Product Interest
├── 👥 Product A Fans
├── 👥 Product B Fans
└── 👥 Both Products

🔧 Advanced Group Management​

⚙️ Auto-assignment Rules​

Contoh Rules yang Dapat Dikonfigurasi:​

# Berdasarkan transaksi
rule: "total_transactions > 10"
group: "VIP Customers"

# Berdasarkan lokasi
rule: "city == 'Jakarta'"
group: "Jakarta Region"

# Berdasarkan tanggal bergabung
rule: "join_date > '2024-01-01'"
group: "New Customers"

# Kombinasi kondisi
rule: "total_spent > 5000000 AND last_purchase < 30"
group: "Active High Value"

Types of Rules:​

  • Numerical conditions (>, <, =, >=, <=)
  • Text matching (equals, contains, starts with)
  • Date ranges (before, after, between)
  • Boolean logic (AND, OR, NOT)
  • Custom expressions

🔄 Dynamic Group Membership​

Real-time Updates:​

  • Automatic promotion/demotion berdasarkan perubahan data
  • Time-based membership (kontak keluar grup setelah periode tertentu)
  • Event-triggered changes (bergabung ke grup setelah aksi tertentu)

Contoh Dynamic Rules:​

# Promosi otomatis ke VIP setelah transaksi besar
trigger: "purchase_amount > 10000000"
action: "add_to_group('VIP')"

# Keluar dari grup New setelah 30 hari
trigger: "days_since_join > 30"
action: "remove_from_group('New Customers')"

🎯 Use Cases & Best Practices​

💼 Business Use Cases​

1. Customer Segmentation​

  • Group: VIP, Regular, New
  • Criteria: Total spending, frequency, recency
  • Messaging: Personalized offers, loyalty programs

2. Geographic Targeting​

  • Group: Jakarta, Surabaya, Regional
  • Criteria: Location data, timezone
  • Messaging: Local events, regional promotions

3. Product Interest Groups​

  • Group: Product A Fans, Product B Interest
  • Criteria: Purchase history, browsing behavior
  • Messaging: Product updates, related offers

4. Internal Communication​

  • Group: Management, Department Teams
  • Criteria: Organizational structure
  • Messaging: Company updates, team announcements

📊 Best Practices Group Management​

1. Strategic Grouping​

  • Jangan terlalu banyak grup - Max 10-15 grup utama
  • Gunakan hierarchy untuk organisasi yang rapi
  • Review periodically - Hapus grup yang tidak digunakan

2. Membership Optimization​

  • Hindari overlap berlebihan - Kontak di max 3-5 grup
  • Gunakan auto-rules untuk konsistensi
  • Monitor group size - Ideal 50-500 kontak per grup

3. Communication Strategy​

  • Segment-specific content - Pesan yang relevan per grup
  • Optimal timing - Sesuai dengan karakteristik grup
  • Frequency control - Jangan over-message

4. Performance Monitoring​

  • Track engagement per group - Response rates, open rates
  • A/B testing - Coba strategi berbeda per grup
  • Regular optimization - Adjust grouping berdasarkan hasil

🔧 Group Operations & Individual Actions​

📋 Individual Management Tools​

1. Individual Assignment​

  • Select contacts one by one → Assign to group
  • Manual selection dari daftar kontak
  • Simple interface untuk kemudahan operasi

2. Group Copy/Move​

  • Duplicate group structure dengan kontak berbeda
  • Move contacts antar grup
  • Merge groups yang serupa

3. Individual Updates​

  • Update group settings untuk grup tertentu
  • Apply templates ke grup yang dipilih
  • Contact validation untuk kontak dalam grup

🔄 Contact Management​

Current Functionality:​

  • Manual contact addition - Tambahkan kontak satu per satu
  • Individual assignment - Pilih kontak dari daftar yang tersedia
  • Simple interface - Operasi yang mudah dan intuitif

Future Enhancements:​

  • Bulk operations akan tersedia dalam update mendatang
  • Import/export capabilities sedang dalam pengembangan

📊 Analytics & Reporting​

📈 Group Performance Metrics​

Key Metrics to Track:​

  • Group Size - Jumlah kontak aktif per grup
  • Engagement Rate - Respons terhadap pesan
  • Growth Rate - Pertumbuhan keanggotaan
  • Churn Rate - Kontak yang keluar dari grup

Performance Dashboard:​

VIP Customers:
  size: 150 contacts
  engagement: 45%
  growth: +12 this month
  message_sent: 320

Regular Customers:
  size: 850 contacts
  engagement: 28%
  growth: +45 this month
  message_sent: 1200

🔍 Advanced Analytics​

1. Cross-group Analysis​

  • Overlap analysis - Kontak yang berada di multiple grup
  • Performance comparison - Grup mana yang paling efektif
  • Segment profitability - ROI per grup

2. Trend Analysis​

  • Membership trends - Pola pertumbuhan/penurunan
  • Engagement patterns - Waktu terbaik per grup
  • Content performance - Jenis pesan yang bekerja baik

🚀 Integration dengan Assistant​

🔗 Workflow Terintegrasi​

1. Group-based Scheduling​

Schedule:
  group: "VIP Customers"
  time: "09:00 daily"
  message: "Special offer for VIP members"

  group: "Regular Customers"  
  time: "18:00 weekdays"
  message: "Evening promotion"

2. Conditional Messaging​

  • Different messages untuk grup berbeda
  • Personalized content berdasarkan grup characteristics
  • A/B testing across groups

3. Automated Workflows​

Trigger: New purchase > 1jt
Action: Add to "High Value" group
→ Send welcome message to new group member
→ Schedule follow-up after 7 days

💡 Advanced Use Cases​

1. Progressive Onboarding​

  • New Users → Active Users → Power Users
  • Automated progression berdasarkan usage patterns
  • Targeted messaging untuk setiap stage

2. Lifecycle Management​

  • Acquisition → Activation → Retention → Revenue
  • Group assignment berdasarkan customer journey
  • Strategic messaging untuk setiap phase

3. Event-triggered Groups​

  • Webinar Attendees - Grup khusus untuk peserta webinar
  • Product Launches - Grup untuk early adopters
  • Seasonal Campaigns - Grup temporer untuk promo khusus

🏁 Kesimpulan​

Contact Group Management memberikan kemampuan yang powerful untuk:

  • ✅ Mengorganisir kontak secara efektif dan terstruktur
  • 🎯 Targeted communication dengan pesan yang relevan
  • 🔄 Automated management melalui rules dan workflows
  • 📊 Performance optimization dengan analytics yang detail

Dengan sistem grouping yang baik, Assistant dapat memberikan pengalaman yang lebih personal dan efektif untuk setiap segment audience Anda.

Mulai gunakan Contact Group Management hari ini untuk meningkatkan efektivitas komunikasi otomatis melalui Assistant! 🚀